Zásady ochrany osobních údajů
Naposledy upraveno 7. 9. 2026
Tento dokument popisuje, jak zpracováváme osobní údaje v našem CRM — aplikaci, ve které vedeme zakázky, komunikaci s klienty a fakturaci. Aplikace není veřejně dostupná: účet zakládá výhradně správce a registrace zvenku možná není.
Kdo je správce
Lufťák s.r.o., IČO 08198314, DIČ CZ08198314, se sídlem Kaprova 42/14, Staré Město, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku.
Kontakt ve věcech osobních údajů: befox.design@gmail.com. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali — nesplňujeme podmínky čl. 37 GDPR, za které je jmenování povinné.
Kdy jsme správce a kdy zpracovatel
U údajů, které do CRM vkládáme sami — uživatelé aplikace, kontaktní osoby klientů, evidence práce, fakturační podklady — jsme správce a účely a prostředky zpracování určujeme my.
U osobních údajů, ke kterým se dostaneme v rámci práce na systémech klienta (například objednávky v jeho e-shopu), jsme zpracovatel. Zpracováváme je jen podle pokynů klienta, který je jejich správcem, a řídí se to smlouvou o zpracování uzavřenou s ním. Tyto zásady se na ně nevztahují.
Jaké údaje zpracováváme, proč a na jakém základě
| Údaje | Účel | Právní základ | Doba uložení |
|---|---|---|---|
| Jméno, e-mail, případně telefon, jazyk a časové pásmo uživatele aplikace | Přihlášení do aplikace a upozornění na dění na zakázce | Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) | Po dobu trvání účtu a 1 rok po jeho zrušení |
| Název firmy, IČO, DIČ, adresa, jméno a kontaktní údaje kontaktních osob klienta | Vedení zakázky, komunikace a fakturace | Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b), u kontaktních osob oprávněný zájem na fungující komunikaci (písm. f) | Po dobu spolupráce a 4 roky poté, kvůli promlčecím lhůtám |
| Obsah požadavků a komentářů, přílohy, evidence odpracovaného času | Doložení, co se udělalo a co se fakturuje | Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) | Po dobu spolupráce a 4 roky poté |
| Fakturační podklady a vystavené doklady | Vedení účetnictví a plnění daňových povinností | Právní povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c) | Účetní záznamy 5 let, daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období |
| Protokol změn včetně IP adresy a času u úkonů, které mají povahu souhlasu — typicky odsouhlasení cenového odhadu | Doklad o tom, na čem se strany dohodly, a ochrana před spory | Oprávněný zájem na doložitelnosti ujednání (čl. 6 odst. 1 písm. f) | 4 roky od úkonu |
| Evidence přístupů k systémům klienta — uživatelské jméno, odkaz do správce hesel, datum expirace | Správa a včasná obnova přístupů | Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) | Po dobu spolupráce |
Zpracování na základě oprávněného zájmu můžete kdykoli namítnout (viz Vaše práva). Zvláštní kategorie údajů podle čl. 9 GDPR nezpracováváme.
Hesla neukládáme
Aplikace vědomě neukládá hesla k žádným systémům klientů. Eviduje jen odkaz do správce hesel, uživatelské jméno a datum expirace — datový model pro heslo nemá pole. Do aplikace samotné se přihlašuje odkazem zaslaným e-mailem nebo účtem Google, takže ani vlastní hesla uživatelů nevznikají.
Komu údaje předáváme
Předáváme je jen zpracovatelům, kteří nám poskytují technické služby, a to v rozsahu nutném k tomu, aby službu odvedli. Nikomu je neprodáváme, nepoužíváme je k profilování ani k reklamě.
- Hostinger International Ltd. (Litva) — provoz serveru, na kterém aplikace i databáze běží. Server je v Evropské unii.
- Google Ireland Limited — soubory a složky zakázek na Disku Google. Aplikace má oprávnění
drive.file, tedy přístup výhradně k souborům, které sama vytvořila; k ostatnímu obsahu Disku se nedostane. - Titan (titan.email) — e-mailová adresa příjemce a obsah odesílaných zpráv, kvůli jejich doručení.
Součástí služeb Google může být zpracování mimo Evropský hospodářský prostor. Google se zavazuje ke standardním smluvním doložkám schváleným Evropskou komisí, které pro takový přenos stanoví záruky podle čl. 46 GDPR.
Cookies a úložiště prohlížeče
Aplikace nepoužívá analytické ani reklamní cookies a nezapojuje žádný měřicí nástroj. Ukládá pouze:
- přihlašovací cookie, bez které by se po každém kliknutí odhlásili,
- krátkodobou cookie při propojování Disku Google, která brání podvržení návratu z přihlášení,
- předvolbu v prohlížeči — jestli je levý panel sbalený. Neopouští zařízení.
Všechno jsou to nezbytné technické prostředky, ke kterým se souhlas podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb. nevyžaduje.
Automatizované rozhodování
Neprobíhá. Aplikace nedělá automatizovaná rozhodnutí s právními účinky ani profilování. Automatické jsou jen upozornění a připomínky — třeba že se blíží expirace přístupu — a ty nikoho o nic nepřipravují.
Musíte nám údaje poskytnout?
Zákonná povinnost je poskytnout údaje potřebné k vystavení daňového dokladu. Ostatní údaje poskytujete dobrovolně, ale bez nich nedokážeme zakázku vést ani vám dát přístup do portálu — jméno a e-mail jsou k založení účtu nutné.
Vaše práva
Vůči nám jako správci máte právo:
- na přístup — vědět, jestli o vás údaje zpracováváme, a dostat jejich kopii,
- na opravu nepřesných a doplnění neúplných údajů,
- na výmaz, pokud už údaje nepotřebujeme k účelu, pro který jsme je získali,
- na omezení zpracování, například po dobu, kdy prověřujeme vaši námitku,
- na přenositelnost — dostat údaje ve strojově čitelném formátu, u zpracování založeného na smlouvě nebo souhlasu,
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu.
Uplatníte je e-mailem na befox.design@gmail.com. Odpovíme do jednoho měsíce; u složitých žádostí smíme lhůtu prodloužit o dva měsíce a dáme vám o tom vědět. Vyřízení je bezplatné.
Výmaz nelze uplatnit na údaje, které musíme uchovat kvůli účetním a daňovým předpisům, a na doklady o odsouhlasení ceny po dobu, kdy je z nich možné vycházet ve sporu.
Stížnost u dozorového úřadu
Pokud máte za to, že s vašimi údaji nakládáme špatně, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů:
Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 — Holešovice
telefon 234 665 111, datová schránka qkbaa2n
uoou.gov.cz
Rádi bychom to ale nejdřív vyřešili přímo s vámi.
Změny těchto zásad
Zásady můžeme upravit, když se změní to, co s údaji děláme. Aktuální znění je vždy na této adrese a nahoře je datum poslední úpravy. O podstatné změně uživatele aplikace upozorníme e-mailem.